CULIACÁN.- La comunicación es imprescindible en el ambiente organizacional, sin embargo, no solo es estar comunicados, es estar efectivamente comunicados, con trabajos colaborativos, agendas compartidas, proyectos relacionados e información disponible. Es un arduo trabajo el determinar quién debe ver o conocer cierta información, quién tendrá acceso a modificar y sobre todo si dicha información está vulnerable para borrarla o inclusive robarla, todo se debe cuidar en cuestión de información.
Independientemente del tamaño de la organización y del giro al que se dedique, hay algunas aplicaciones en la nube que pueden ser útiles para los equipos de trabajo, y también de manera personal.
Algunas aplicaciones útiles en las organizaciones y que puedes utilizar en sus versiones gratuitas o pagadas son:
- G Suite es un paquete de herramientas disponibles para los usuarios de Google, utilizadas para lo personal, empresarial y educativo, este último es sin costo para entidades educativas que demuestren serlo de acuerdo a los requisitos de Google. G Suite incluye formularios, agenda, notas, almacenamiento, traductor, videoconferencias y muchas aplicaciones más, incluiremos solo algunas por lo extenso de su alcance.
- Google Formularios: muy útil para la elaboración de encuestas, te permite diseñarla con varios elementos en las respuestas como seleccionar una opción o varias opciones, texto corto o largo, respuesta obligatoria o no, entre otras opciones, además puedes tener almacenadas las respuestas en tu drive y te presenta gráficos, también puedes exportar la información a Excel, que te permite poner filtros y con ello puedes hacer un análisis más detallado de la información si así lo requieres, y muy importante, es posible compartir el acceso para que varias personas puedan acceder al formulario, editar y revisar las respuestas. https://www.google.com/intl/
es_mx/forms/about/ - Google calendar: Esta agenda y calendario electrónico te permite programar tus reuniones, especificar la duración, invitar a otros, así como indicar si estás disponible o no a tus contactos con los que tienes compartida tu agenda, puedes visualizar diferentes agendas, inclusive compartidas, programar la periodicidad del evento, si se repite cada día, semana, mes, año, entre otros, si está enlazada a una videoconferencia mediante Google Meet, así como programar alertas, es muy útil y sobre todo muy práctico tenerla instalada en todos tus dispositivos. https://www.google.com/intl/
es-419/calendar/about/ - WeTransfer: Cuando los archivos tienen un tamaño que no puedes compartirlo por correo electrónico o te va a consumir espacio en tu almacenamiento en línea, puedes utilizar WeTransfer en su versión gratuita siempre y cuando no excedan de 2GB. Te pide las direcciones de correo electrónico tuya y del receptor, a ambos les llega un correo electrónico y cuando el receptor lo ha descargado te notifica WeTransfer con otro correo electrónico, es una excelente manera de compartir información cuando los archivos son de gran tamaño. https://www.
wetransfer.com
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- Trello: Es una herramienta que en forma de listas te permite organizar pendientes y proyectos, porque está en forma de tableros y a su vez en tarjetas, te permite subir archivos y sobre todo realizar proyectos colaborativos, cada tablero es un proyecto para trello y su versión gratuita es muy útil. https://www.trello.com
- OneDrive: Con tu cuenta de Hotmail, Outlook y relacionadas, puedes acceder a One drive, la cual es una plataforma de almacenamiento de archivos en línea, donde puedes almacenar hasta 5 GB de manera gratuita, lo interesante de esta herramienta es que puedes subir tus archivos, editar los documentos de office en la nube, además los puedes compartir y varias personas estar modificando el archivo en tiempo real. https://www.microsoft.com/es-
mx/microsoft-365/onedrive/ online-cloud-storage
Hay muchas herramientas que podemos utilizar para hacer más productivo nuestro tiempo, así como mantener comunicación con nuestro equipo de trabajo, la tecnología nos está dando la posibilidad de hacer más con menos y cada vez mucho mejor, ya sea en versión gratuita o pagada estas aplicaciones son muy útiles.
