Las reuniones son algo de siempre, es parte de nuestra naturaleza socializar, sobre todo cuando tenemos un problema y queremos que se tome una decisión para solucionarlo considerando la opinión de otras personas, su involucramiento en la decisión o apoyo en el actuar. Existe hasta el famoso dicho de que lo vamos a consultar con la almohada, para enfatizar que lo pensaremos o lo consultaremos con alguien más.
En las empresas, todos tenemos una función específica, la que nos marca nuestro puesto, rol o actividad, contribuyendo a eso la experiencia y el conocimiento que tenemos del tema o del área, por lo que nos llegamos a convertir en piezas claves en la toma de decisiones. Por lo anterior, es que se realizan reuniones en las que asisten diferentes personas representando al puesto y responsabilidad que ejecutan en la empresa, para que expongan su postura ante los diferentes escenarios posibles para solucionar una problemática o situación específica, también las hay para ponerse al tanto de lo que sucede, avances, resultados, inclusive también para informar algo a los invitados de la reunión.
Las reuniones en sí, no son el problema, dado que tienen un objetivo que cumplir, si se hacen de manera excesiva entonces sí hay un problema, dado que se convierten solo en desperdicio de tiempo, las reuniones tienen que ser productivas, ¿por qué? Porque a la empresa le cuestan, consideremos este ejemplo, Luis, Rosa, Daniel y Pablo están en una reunión convocados por su jefe, quien ya llegó 15 minutos tarde, en total estuvieron 1 hora, 15 minutos esperando y 45 minutos en activo, si sumas el costo de una hora de cada uno de los integrantes estaríamos diciendo que si la hora del jefe a la empresa le cuesta 300 pesos y la hora de sus colaboradores es 100 pesos cada uno, estamos hablando de 700 pesos por solamente una hora, si la reunión es productiva y se resuelve un problema que podría costarle a la empresa miles de pesos ha valido la pena, sin embargo, si no ha sido productiva, y se repite el que no sea productiva una y otra vez, en realidad estoy gastando en lugar de produciendo; ¿Cuánto te costó la reunión más reciente que acabas de tener? ¿Estaban solamente las personas que tenían que estar? Consideremos que solo se tomó en cuenta el costo salarial, que incluye más elementos que solo el costo por hora, también es el lugar de la reunión, infraestructura, servicios, luz, energía eléctrica, o si es en línea el pago de la plataforma por tener más minutos disponibles o mejor calidad de audio y vídeo en las reuniones.
Es importante que además de esas preguntas consideres lo siguiente para cada reunión a realizar:
1. Tiene un objetivo claro.
2. Solo asisten las personas necesarias.
3. Tiene una agenda, aún y cuando sea un listado de unos cuantos puntos generales, es importante definir qué asunto se tratará para que en medida de lo posible los asistentes vayan preparados con información relacionada que pueda ser de utilidad.
4. Se ha definido una duración.
5. Si la decisión puede tomarse en esa reunión, no programar a más reuniones derivadas, que hace que el tema se prolongue y se evite la decisión a tomar.
6. Evitar divagar, ir al punto a tratar para ser claro y objetivo en el tema.
7. Programarla en un horario adecuado.
8. Dejar claros los compromisos y acuerdos tomados.
9. Eliminar el protagonismo.
El exceso de reuniones es llamado reunionitis, y deja en evidencia diversas carencias dentro de las organizaciones, tales como ausencia de orden, guerra de poderes, jefes inseguros que no quieren o no pueden tomar decisiones por sí solos y tratan de eludir responsabilidades, así como falta de objetividad dentro de la comunicación de los equipos.
