CULIACÁN.- Estamos a un clic de casi todo, la nueva normalidad ha revolucionado la manera de comunicarnos, aún aquellos que no habían probado las ventajas de la tecnología o no les parecían la mejor opción han tenido que migrar de alguna manera a ese tipo de comunicación.
Uno de los elementos que más se está utilizando es el uso de plataformas como Zoom, Cisco webex, Google meet, Skype, Microsoft Teams, entre otros, los cuales permiten mediante audio y vídeo entablar una comunicación que permite ahorrar costos, eliminar distancias y también fronteras; no son los primeros pero sí han presentado funcionalidades muy prácticas actuales como el compartir pantalla como anfitrión y la opción a ceder permisos a otros para lo mismo, tener tu propia sala de reuniones con identificador personalizado, comunicarte con todos o de manera personalizada mediante un chat, entre otras, todo depende de la aplicación de la cual se trate, y esto permite que no solo en home office que es el tele trabajo o trabajo en casa resulte muy efectivo para el ámbito profesional, incrementando el uso de la Telesalud, sino que también en la escuela en casa, inclusive las reuniones de amigos y familiares que permiten tener la sana distancia y tener una mejor comunicación aún en la lejanía.
Algunas recomendaciones para tener reuniones en videoconferencias que resulten exitosas son:
1. Acondicionar un espacio para atender las videoconferencias, que esté limpio, ordenado y agradable.
2. Ser puntual en la entrada a la reunión, esto hará que se elimine lo más posible la pérdida de tiempo por esperar a todos los integrantes, en este punto se puede poner una política que permita a todos saber si inician en la hora programada con los que entraron puntuales o tendrán tolerancia o pueden irse incorporando aún iniciada la reunión.
3. Definir el responsable de programar la reunión, enviar las invitaciones a los integrantes, así como ser el anfitrión. La responsabilidad de tomar minutas también es un factor a definir, si la reunión lo amerita, deberá asignarse también.
4. Considerar que algunas herramientas en su versión gratuita tienen límite de tiempo, lo cual es una ventaja o desventaja dependiendo de la situación, por ejemplo, zoom tiene 40 minutos disponibles en versión gratuita, es recomendable comprar la versión de paga si las reuniones son realmente productivas aún y cuando excedan los 40 minutos, sin embargo, en algunas empresas el límite les ayuda a ser más concretos en los temas y resoluciones dado que saben que solo cuentan con ese límite de tiempo. En conferencias, clases en línea, consultas y otras situaciones, la versión gratuita no es una opción adecuada.
5. Estipular las reglas de convivencia, algunas pueden ser si se activará o no la cámara, si se grabará o no la reunión, con quiénes o en dónde se compartirá la grabación en caso de que aplique, la dinámica de tomar la palabra, si será la comunicación por chat.
