CDMX. -Asistir a una reunión de trabajo tiene diferentes objetivos: tomar decisiones, dar a conocer propuestas, identificar problemáticas, implementar mejores prácticas, ponerse de acuerdo, presentar a alguien nuevo en el equipo, analizar escenarios, entre muchas otras cosas, porque es tan variable la temática y tan nutrida la asistencia como se requiera.
Una reunión puede dar pie a otra y a un sinnúmero de reuniones que al final, si no tienen una documentación y seguimiento quedan en buenos deseos o compromisos en el aire en muchas ocasiones, cuando eso sucede, los integrantes o invitados a los equipos de trabajo pierden el interés y empiezan a no asistir al no ver resultados o no ver avances respecto al tiempo que le dedican a tales reuniones.
Para un seguimiento puntual es recomendable utilizar las minutas de trabajo, siendo estas el documento que incluye todo lo tratado en las reuniones, cada minuta de trabajo puede incluir lo siguiente:
– Responsable de redacción: en ocasiones hay una persona encargada de la redacción de las minutas, en otras dentro de los asistentes a la reunión se designa un responsable, o asiste una persona de alguna de las áreas involucradas, lo cual es práctico siempre y cuando tenga el formato de minutas que se utiliza como estándar.
– Responsable de seguimiento: en algunas empresas se utiliza que una persona sea la que esté validando los avances y el cumplimiento de cada uno de los compromisos o los acuerdos tomados en la reunión, mientras que en otras empresas cada área es responsable de comunicar el avance al responsable del seguimiento, todo depende del tiempo invertido por el responsable del seguimiento.
– Folio: es el número o secuencia de caracteres que la identifica.
– Fecha: es la fecha en que se realiza la reunión, aunque la minuta se termine al día siguiente, la fecha que se recomienda poner es la de la reunión.
– Hora: es la hora de inicio y la hora de finalización de la reunión.
– Agenda: son los temas propuestos inicialmente para convocar a los involucrados a la reunión de trabajo, en algunas ocasiones se especifica el tiempo que se planea llevar para cada tema, también es importante definir los temas que surgen en el transcurso de la reunión
– Acuerdos: son los temas en los cuales se ha llegado a un consenso o se ha dado una instrucción específica de cómo debe ser solucionado un problema o abordada una situación, la cual puede generar o no compromisos por parte de los involucrados o gestiones con algunas otras áreas.
– Compromisos: son los pendientes a los cuales se les debe dar un seguimiento y se consideran el punto crucial de la reunión, para que se genere un resultado, es muy importante cada compromiso tenga fecha y responsable.
– Firmas: Algunas empresas incluyen este apartado para dar formalidad y un sentido de compromiso por parte de los asistentes a la reunión y cuyas aportaciones conforman la minuta de trabajo.
Cada empresa puede quitar y poner apartados dependiendo de su necesidad o de la formalidad que le quiera dar a la redacción de la minuta de trabajo, la cual es solamente un medio para dar continuidad a los acuerdos y compromisos, así como dejar precedente de las decisiones de los involucrados.
El éxito de una reunión no solo es el haberla realizado, es también dar seguimiento puntual a cada uno de los acuerdos y compromisos de la misma, que se realicen en tiempo y forma y se comunique a todos los involucrados, por eso, la minuta de reuniones de trabajo es una herramienta de gran uso y beneficio en las empresas.
