La utilidad del plan de trabajo

Organizarse puede resultar complicado cuando la operación es muy demandante, si en la empresa los imprevistos están a la orden del día estructurar todo podría ser exhaustivo y dar seguimiento ni se diga, se vuelve cuello de botella, por lo que hay que tener un método o una estrategia para tomar nota de lo que hay pendiente y sus avances, no esperar a tener la fecha límite de algo y que se pasen o se olviden actividades que hay que realizar y se ponga en peligro una entrega a tiempo o un buen resultado.

Para organizarse efectivamente existe la opción de definir las actividades, metas y objetivos en planes de trabajo, los cuales son muy útiles para dar seguimiento y cuando se hacen y comparten con el equipo es para dar a conocer lo que tiene qué hacer cada uno y sobre todo cuándo.

Un plan de trabajo es para proyectos, los cuales tienen un fin definido, para armarlo te puede servir lo siguiente:

–       Divide lo grande en varias fases pequeñas, sirve para tener alcances en más corto plazo y manejar mejor la motivación en el equipo.

–       Identifica actividades que tienen más actividades anidadas y dales orden, sobre todo para no omitir cosas que se tienen que hacer, es mejor anotar que olvidar.

–       Mantén una estructura de fechas de inicio y fin para cada actividad, identificando que cada atraso o adelanto en una actividad repercute en otras, y cuáles pueden ser ejecutadas de manera independiente, inclusive en este punto se detectan las actividades en cascada, por ejemplo, detectar cuál solo puede ser realizada hasta que otra haya llegado a su fin.

–       Identifica quién o quiénes son los encargados de realizar cada actividad.

–       Establece calendarios reales, en los que se consideren días festivos, horarios en los que se dedicará al proyecto, por ejemplo, si una persona tiene dos actividades principales y solo una de ellas es de ese proyecto en particular, suponiendo que de sus 8 horas al día solo dedicará 4, entonces se especifica que ese recurso solamente tendrá participación 4 horas en un día, no 8, porque esas otras 4 las dedica a otras cosas, no puede asumirse que todas las personas están de tiempo completo, hay que especificar bien con qué recursos humanos se cuentan y cuántas horas tiene de dedicación a ese proyecto en particular, otro punto es que no todos los recursos humanos tienen el mismo costo por hora, por lo que es importante hacer ajustes de acuerdo al presupuesto.

–       Haz el seguimiento adecuado, esto incluye estar al pendiente de los avances, las fechas estipuladas, encontrar dónde están los cuellos de botella y actualizar el estatus de cada actividad dentro del plan de trabajo.

–       Toma nota de cualquier eventualidad, creando una base de conocimiento, en la que se toma nota del problema y la solución aplicada, así como una mejor posible solución, sucede que en ocasiones se soluciona sin tener toda la información relacionada, y después se analiza el entorno y se tiene una mejor perspectiva por no tener el estrés del problema ni las fechas encima, esto permite hacer un análisis posterior con más objetividad, lo que puede generar una mejor alternativa por si se presenta de nuevo el problema, ya estar preparados.

Es posible hacer proyectos de todas las índoles, desde proyectos de ventas, compras, remodelaciones, implementaciones de sistemas, mejora continua, operación y también de producción, todo depende del giro de la empresa, prepararse planeando un proyecto les permite navegar con un mapa, no ir a la deriva, cambios siempre habrá, por lo tanto, el plan es solo la guía, como parte de la estrategia para llegar a cumplir objetivos de manera más eficaz.