CULIACÁN.- Cuando te das cuenta, las operaciones dejan de ser unas cuantas al día y se vuelve incontrolable el tema de dar seguimiento, anotar todo, sacar reportes manuales o en hojas de cálculo, el personal se vuelve insuficiente, y tus fechas compromiso de entrega se convierten en más que un reto, algo en ocasiones imposible que te hace quedar mal o gastar más de la cuenta.
Y es en ese punto que debes evaluar si realmente te conviene seguir con el mismo método de procesamiento de la información, o decides comprar un sistema para automatizar tus procesos y gestionar la información.
No solamente es tener un administrador de tus relaciones con los clientes (CRM) para dar seguimiento a tus ventas de manera puntual, sino que tus operaciones financieras y contables que tienen como fundamento las transacciones que se realizan en tu organización estén debidamente registradas, las cuales incluyen las compras, ventas, devoluciones, bonificaciones, pagos, entre otras.
Hay que analizar un proyecto de inversión antes de hacer un desembolso ya sea con recursos propios o financiados, analizar si el sistema que se va a adquirir es rentado, comprado o desarrollado internamente en la empresa.
Algunas de las preguntas importantes son:
· ¿En qué procesos va a impactar?
· ¿Cuánto tiempo durará el proyecto de implementación del sistema?
· ¿Cuándo voy a recuperar la inversión?
· ¿Qué costo de oportunidad existe si no implemento un sistema?
· ¿El sistema se va a adaptar a la organización o la organización se va a adaptar al sistema?
· ¿De qué manera repercute esto en mis ventajas competitivas, o qué nuevas ventajas competitivas tendré?
También está el escenario en el que ya utilizas un sistema para registrar tus transacciones, y debes evaluar si cambias de sistema o amplías el mismo, lo importante es que si tu organización está en etapa de crecimiento y se detecta la necesidad de implementar un sistema de información para que tus operaciones o transacciones estén automatizadas, con el objetivo de tener más calidad, rapidez, confiabilidad, disponibilidad e integridad, que esto se traslada al cliente final y también y muy importante dentro de tus áreas operativas, que requieren estar comunicadas hacia una misma fuente de datos.
Otro tema que hay que analizar es si el sistema lo quieres en la nube, en tus servidores locales, o inclusive hay organizaciones que simulan servidores en sus computadoras portátiles, todo va enfocado a tu necesidad de operación y tu posibilidad de inversión. Si será una compra de una sola exhibición, a crédito o hay que pagar una renta mensual por el servicio.
Hay que analizar toda la gama de elementos relacionados para tomar la mejor decisión.
