Hoy vamos hablar de sistematización. Subimos por la escalera de las 6 claves para negocios exitosos y este es el 3er paso. Apalancamiento se trata de los sistemas de la empresa, muchas o la mayoría, cuanto escucha la palabra apalancamiento, solo piensa en dinero y eso es un error. El apalancamiento se trata de conseguir mas con menos, dividir para multiplicar, sobre hacer el trabajo una sola vez y que los clientes te paguen para siempre.
Mi acrónimo de sistemas (system en ingles), lo que quiere decir es todo aquello que te ahorre tiempo, dinero y energía.
S ave
Y our
S elf
T ime
E nergy
M oney
Por lo tanto la idea de un sistema es que lo haces una vez, lo documentas, lo escribes, grabas un video y listo, generas el sistema.
Existe una regla muy sencilla y que me gusta mucho, el 80-20. En este caso lo que tienes que hacer es sistematizar la rutina y humanizar las excepciones. En otras palabras el 80% de las tareas de tu negocio van a ser rutinas. Por lo tanto lo primero que tienes que hacer es una lista de todas las tareas rutinarias que hacen en tu negocio.
¿Cuáles son esas tareas que cada miembro de tu empresa hace diariamente, semanalmente, quincenalmente, mensualmente, trimestralmente, semestralmente y anualmente?
Hoy en dia existen herramientas muy buenas que te ayudan a sistematizar tu negocio, y recuerda iniciar con las diarias, luego las semanales, mensuales y asi dependiendo del periodo.
Después de esto, seguro estas pensando que para las excepciones tienes que conseguir buena gente y si, esa es una labor interesante. Solo recuerdo esto, los sistemas convierten a los buenos empleados en geniales, y el entrenamiento a los geniales en espectaculares.
A menudo me encuentro con empresarios diciéndome que les cuesta mucho entrenar gente para que se vayan. Pero en realidad el problema es cuando no los entrenas se quedan y eso es mas caro. Por lo tanto invierte en entrenar a la gente, pero sistematiza las rutinas, con eso hecho te va dar tiempo de entrenar al equipo en dar un servicio genial, entrénalos para que tengan buen desempeño, ábreles el camino para que tomen buenas decisiones.
Así es como vamos a conseguir un negocio genial, sistematizado y apalancado.
Ahora para finalizar les doy mis 9 pasos para sistematizar tu negocio
- Declaración de visión de tu negocio – la meta grande
- Declaración de la misión – el mapa
- Puntos de cultura – reglas del juego de hacer negocios contigo y para formar parte de tu equipo
- Metas SMART
- Organigrama a futuro – rendición de cuentas
- Contratos por posición – responsabilidades claras
- KPIs por posición
- Listado de procedimientos a sistematizar
- Sistemas administrativos que mantienen todo lo anterior unido
¿Porque no dice liderazgo en ningún lado? Porque es parte de las excepciones, eso no se puede meter a la rutina ni sistematizar. Puedes sistematizar la gerencia, pero no el liderazgo.
